Toda pequeña empresa sufrirá problemas de flujo de efectivo
Para eso sirven las previsiones del flujo de efectivo
Los problemas de flujo de efectivo son parte de la vida de una empresa
En algún momento de su vida, toda pequeña empresa sufrirá problemas de flujo de efectivo. La clave reside en anticiparse y saber cuándo se van a presentar estos problemas, para que no debas aplazar inesperadamente una compra o salir corriendo a buscar un nuevo financiamiento.
Para eso sirven las previsiones del flujo de efectivo. Son una herramienta esencial para toda pequeña empresa.
A fin de administrar bien el flujo de efectivo, todo lo que debes hacer es utilizar tus cifras de ventas y gastos para sacar cuentas y calcular tu liquidez con anticipación. Luego puedes pensar en cómo limitar el impacto de una escasez de dinero antes de que llegue, de modo que puedas seguir pagando a tus empleados, al banco y a los proveedores.
Elaborar varios escenarios
Antes de lanzar tu empresa, no podrás basarte en las estadísticas de liquidez de los años anteriores. En ese caso, tendrás que elaborar proyecciones conservadoras, equilibradas y optimistas para tomar decisiones sensatas y fundamentadas que consideren una variedad de escenarios hipotéticos; por ejemplo, si tus deudores te pagan rápidamente o no.
¿Por qué debes preparar una proyección de flujo de efectivo?
Existen varios motivos por los que te conviene preparar una proyección de flujo de efectivo, como los siguientes:
- Para crear una herramienta administrativa de uso cotidiano que te permita vigilar tu situación de liquidez y evitar una crisis de liquidez.
- Para demostrar que tu empresa piensa en el futuro y planifica, no solo para ti, sino también para cuando necesites ir al banco a solicitar financiamiento.
- Para prever soluciones que te ayudarán a enfrentar las fluctuaciones en el flujo de efectivo provocadas por coyunturas en el mercado que estarán fuera de tu control.
La primera previsión que elabores será la más difícil de hacer. Después de preparar la primera, tendrás una base que podrás usar para la siguiente, teniendo siempre como objetivo ir mejorando las proyecciones con el tiempo.
El dinero que entra
El dinero puede entrar por diversos canales: ventas, préstamos, inversiones o tu propia inyección de fondos.
Elaborar las proyecciones de ventas
Elaborar las proyecciones sobre las ventas no es algo fácil cuando apenas estás empezando, pues no tienes datos históricos que sustenten tus predicciones. En esta etapa, la previsión del flujo de efectivo te servirá más para atraer inversiones y obtener préstamos bancarios.
Empieza a estimar tu volumen de ventas basándote en los resultados de empresas similares que venden productos o servicios comparables.
Estudia las empresas que venden su gama de productos al mismo segmento de clientes y en el mismo lugar que tú. Consigue los datos del censo local para averiguar cuántas personas en tu mercado objetivo entran en tu perfil de clientes. Usa esta información para preparar la previsión del flujo de efectivo.
Definir tus condiciones y plazos de pago
Cuando hagas la proyección de las ventas, piensa en cuánto tiempo transcurrirá hasta que realmente cobres. Pueden pasar uno o dos meses antes de recibir la mayor parte de los pagos.
Tu empresa debe procurar cobrar las sumas adeudadas con prontitud y diferir el egreso de efectivo tanto como sea posible sin que los acreedores se enojen. En un mundo ideal, los clientes te pagarán por los productos y servicios de contado, pero eso normalmente no ocurre.
Al hacer tu estudio de mercado con los clientes potenciales, pregúntales cuál es la modalidad de pago que prefieren usar. Esto será el punto de partida para definir y prever las condiciones y plazos de pago de tu empresa.
El dinero que sale
Para elaborar una previsión del flujo de efectivo que sea exacta y realista, tendrás que incluir todos los egresos de la empresa.
Gastos
Prepara una lista de los gastos que esperas tener. Algunos pueden ser mensualidades fijas, como el costo de Internet. En otros casos te será un poco más difícil estimarlos, como el costo de la electricidad, que puede variar considerablemente según la época del año.
Llama a varias compañías y pide presupuestos para tratar de obtener el mejor precio posible por la electricidad, el seguro, el teléfono, Internet y el material de oficina. Busca ofertas y averigua si puedes ahorrarte algún dinero al contratar ciertos servicios.
¿Cómo elaborar una previsión del flujo de efectivo?
Puedes usar el software de contabilidad, un programa de hoja de cálculo como Excel o descargar una plantilla de Internet para elaborar tu previsión del flujo de efectivo.
La mayoría de los software de contabilidad podrán importar casi todas las cifras que necesitas para la previsión directamente desde tus cuentas, con lo que ahorrarás tiempo y esfuerzo.
Paso 1
Ingresa el saldo de apertura, que corresponde al dinero que tienes disponible en la cuenta bancaria.
Paso 2
Calcula el dinero que ingresará a tu empresa en los próximos 12 meses.
Puede provenir de ventas a crédito que ya hayas realizado, pedidos por adelantado que hayas recibido y proyecciones de ventas futuras que se basen en resultados anteriores o estudios de mercado. Es posible que debas ajustar un poco esta cifra para cubrir alguna expansión prevista o complicaciones en el mercado.
Paso 3
Ingresa los gastos mensuales, que incluirán::- Costos fijos y generales.
- Costos variables u operativos.
- Cualquier compra extraordinaria (no recurrente).
- Pagos anuales, más todo el dinero que posiblemente retires de la empresa.
Paso 4
Suma el total de ingresos al saldo de apertura y sustrae luego el total de gastos.
Este es el saldo bancario de cierre de cada mes. Repite el ejercicio para todos los meses del año y tendrás una buena idea de la situación de liquidez anual de la empresa.
Evaluación
Si el saldo bancario al cierre de cada mes es positivo, significa que a tu empresa le entrará suficiente dinero para cubrir los gastos. En cambio, si el saldo es negativo, necesitarás más financiamiento para que tu empresa pueda seguir funcionando. Puedes pensar en cómo aumentar tus ventas y reducir los costos.
Lo más difícil de la elaboración de una proyección del flujo de efectivo es acertar en las cifras de los ingresos y egresos de los próximos meses. Obviamente, cuanto más exactas sean estas cifras, más precisas y acertadas serán tus proyecciones, así como las decisiones que tomes basándote en éstas.
Actualizar las previsiones
Para que las previsiones sigan siendo útiles, tendrás que actualizarlas cada mes con los resultados reales de tu empresa.
Sustituye las cifras de previsión por las cifras reales en cada mes y ajusta las proyecciones de los próximos meses si compruebas, a partir de los datos reales, que eran demasiado optimistas o pesimistas.