Administrar el flujo de efectivo

Una buena administración de efectivo favorece el éxito de cualquier compañía. Si una empresa tiene mucho dinero, puede incrementar sus ingresos haciendo inversiones oportunas. En cambio, si no le sobra el dinero, una buena administración al menos le ayudará a no pedir tantos préstamos y a disminuir el costo de los intereses. Aun cuando a fin de cuentas tu objetivo principal sea incrementar el beneficio neto, la mejora del flujo de efectivo te ayudará a conseguirlo.

Te ayudaremos a comprender las distintas estrategias y productos disponibles que te facilitarán la labor de administrar óptimamente el flujo de efectivo de tu empresa.

Administrar el flujo de efectivo

Independientemente de cuán rentable sea un negocio, hay algo con que las empresas suelen tropezar: los problemas de administración de efectivo.

El flujo de efectivo de algunas empresas fluctúa por temporadas, lo que significa que deben comprar o producir bienes en una época del año y venderlos en otra. Como el dinero sale en un periodo y entra en otro, es indispensable que estos negocios tengan siempre suficiente liquidez para poder operar todo el año.

Algunos ejemplos de lo anterior pueden ser las empresas agrícolas, que siembran y cultivan en primavera y verano y luego venden sus frutas y verduras en otoño e invierno; o las floristerías, que tienen una alta demanda en las fiestas navideñas y en otros meses del año registran una menor actividad.

Por lo tanto, deberás administrar tu flujo de efectivo de la manera más ventajosa y conveniente para ti. Sigue estos consejos para descubrir esa información que esconden tus cuentas y planificar tus futuras necesidades y excedentes de efectivo.

Comprender tu situación de liquidez

La mayoría de los software de contabilidad tienen funciones de análisis del flujo de efectivo con las que podrás preparar informes sobre los ingresos y egresos por semana, mes, trimestre y año. Estos informes pueden revelar patrones en tu flujo de efectivo. ¿Tienes un excedente de fondos a mediados de mes y un déficit al final? ¿Tu liquidez fluctúa por temporadas? Usa este historial para elaborar una previsión del flujo de efectivo.

Actualiza periódicamente la previsión

La previsión del flujo de efectivo no es un documento fijo. Puedes encontrarte con un nuevo competidor, el mercado puede cambiar o tus costos operativos pueden aumentar por circunstancias inesperadas. Mantén al día los libros contables y elabora frecuentemente informes del flujo de efectivo para evaluar el impacto de los cambios. Actualiza tus previsiones de acuerdo con las tendencias. Si estás pensando en hacer crecer tu negocio, incorpora los nuevos gastos e ingresos en la previsión para ver cómo afectarán tu situación financiera. Para bien o para mal, si te percatas prontamente de cualquier cambio en las proyecciones de flujo de efectivo, tendrás tiempo para adaptarte y formular estrategias.

Invertir el dinero no utilizado

El dinero debería estar siempre trabajando, ya sea dentro de la empresa o en inversiones. Si la previsión del flujo de efectivo arroja excedentes, te conviene preparar un plan de inversión. Puedes ejecutar ese plan tú mismo, pero también puedes buscar un sistema para que el dinero se invierta según tu plan y sin que te distraigas de tu empresa.

Prepárate con prontitud para la falta de efectivo

Los bancos e inversionistas preferirán siempre respaldar una compañía que demuestre ser proactiva y no reactiva. Si la previsión del flujo de efectivo indica que necesitarás una entrada de dinero, busca posibles fuentes de préstamo o inversión temprano antes que tarde.

Explorar los productos y soluciones de flujo de efectivo

Tienes varias opciones para aliviar esos momentos de estrechez de dinero y seguir operando tu empresa con toda normalidad. Estas son algunas sugerencias:

Línea de crédito: Una de las mejores maneras para mantener una empresa a flote en los meses flojos es recurriendo a una línea de crédito empresarial. Retira dinero de esta cuenta para comprar artículos, contratar o capacitar empleados o trabajar en otros proyectos en esos periodos de menor actividad, y reembólsalo después de los meses más ocupados, cuando tendrás mucho dinero disponible.
Préstamo a plazo: La inyección de una suma fija de dinero es otra opción. Por ejemplo, un agricultor quiere ser más eficiente y necesita comprar un nuevo tractor, pero no puede pagarlo todo en ese momento. Un préstamo por una suma fija de dinero le permitirá comprar el equipo ahora. Si todo sale bien, con el nuevo tractor, el agricultor aumentará sus ingresos en la temporada de mayor actividad y ese dinero extra podrá ser utilizado para reembolsar rápidamente el préstamo.
Reducir los plazos de las cuentas por cobrar: Algunos emprendedores, como los planificadores de eventos, deben esperar hasta 90 días para cobrar a un cliente, pese a haber puesto personalmente buena parte del dinero para organizar el evento. Intenta acortar los plazos de pago; quizá el cliente pueda darte un cheque en 30 días y no 60. Ofrece descuentos a los clientes que pagan por anticipado. Por ejemplo, puedes reducir el precio en 2% si el cliente te da la mitad del dinero el día de la firma del contrato y el resto después del evento.
Acepta pagos con tarjeta de crédito y débito. Abre una cuenta comercial para que los clientes te puedan pagar con tarjeta. Esto es obviamente una modalidad de pago indispensable si tu compañía vende directamente a los consumidores, pero también hay muchas empresas que están dispuestas a pagar con estos instrumentos.

Administrar bien el flujo de efectivo es una prioridad constante

Ahora que ya conoces tu patrón de actividad, puedes establecerte metas específicas para mejorar el flujo de efectivo, como por ejemplo:

Aumentar en un porcentaje determinado el número de clientes que pagan en 30 días.
Mantener el saldo de la cuenta bancaria dentro de un rango específico, con un mínimo y un máximo.
Negociar mejores condiciones de pago con los proveedores.

El efecto de los cambios que hagas para alcanzar estas metas se notará en los informes del flujo de efectivo.

Las consecuencias de una mala administración del flujo de efectivo pueden ir desde la pérdida de ingresos hasta el fracaso de la empresa. Administrar eficazmente el movimiento de dinero es, por lo tanto, fundamental para tu negocio. Es bueno que revises cada año tus políticas, procedimientos y estrategias a fin de detectar cosas que podrías mejorar.

Si no se manejan correctamente, los problemas de liquidez pueden terminar hundiendo a una empresa. Habla con tu asesor de pequeñas y medianas empresas de Multibanca Colpatria del Grupo Scotiabank sobre una línea de crédito o, por lo menos, prepara un plan para tener siempre suficiente dinero en cada época del año.

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