Reuniones verdaderamente efectivas: cómo lograrlo.
Si sufres de reunionitis, aquí te dejamos los mejores tips para que tus reuniones sean mejores y más efectivas a partir de ahora. Y sí, estas prácticas se aplican tanto para reuniones en persona como virtuales. Sin embargo, con la coyuntura del COVID-19, las reuniones se vuelven más importantes en el mundo virtual.
Los primeros 3 minutos
Propósito: a veces no todos conocen el propósito final de la reunión, especialmente si tuvieron que unirse en el último minuto o cubrir a alguien, por lo que no es una mala idea comenzar actualizando esto para todos.
Sé explícito: sé tan claro como el cristal sobre lo que queremos lograr con la reunión y pide concentración en el tema. Si alguien siente que no será un activo útil o relevante, invítalo a abandonar la reunión de inmediato. ¡Sin resentimientos! ¡Muestra aprecio por el tiempo de todos!
Agenda: debes tener una agenda ajustada, pero es una buena práctica abrir siempre el espacio para que los asistentes agreguen elementos relevantes espontáneos a la discusión. Si el tema agrega un tiempo adicional significativo a la reunión, puedes considerar hacer un seguimiento con una reunión adicional.
Las reuniones de 30 minutos deberían ser tu opción predeterminada: de manera predeterminada, deberíamos poder resolver la mayoría de los problemas en 30 minutos si ejecutamos agendas eficaces y ajustadas. El siguiente es de 45 minutos y el último recurso debe ser de 60 minutos.
La reunión
Presentación: asigna tiempo a cada presentación o temática presentada. Necesitamos ser directos y centrarnos en lo que importa. Cualquier información adicional / contexto de fondo debe enviarse antes de la reunión y no ser el foco de la misma.
Preguntas y debate: siempre cuenta con 10 minutos para aclaraciones, preguntas y respuestas y debate. Si el objetivo de la reunión es presentar algo y pedir opiniones o comentarios a la sala, asegúrate de moderar y establecer las reglas para hablar. De esta forma te aseguras que los asistentes no hablen unos encima de otros. Si estás en una videoconferencia, use la ventana de chat como soporte para ordenar la conversación.
El post-reunión
Reuniones de seguimiento: a veces es necesario programar reuniones de seguimiento. Esto no debe dejarse atrás por falta de tiempo y programarse de inmediato. De hecho, si el número de personas en la llamada es muy reducido y tienes tiempo, puedes acordar una fecha y hora y pedirle al organizador que envíe la invitación.
Próximos pasos y líderes: finaliza nombrando los siguientes pasos y designando un líder para cada uno.
Actas de la reunión: todas las notas tomadas y los seguimientos mencionados deben enviarse a todos los asistentes lo antes posible después de la reunión. El tiempo puede distorsionar nuestra memoria pero no un correo electrónico.